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公關活動第一課:掌握媒體偏好,寫出更具吸引力的採訪通知


本文作者少女凱倫,媒體新鮮人,曾擔任臺灣流量第一的網路原生媒體小編,闖過4A公關集團,現任職於電視媒體。感謝授權「內容駭客」網站轉載,特此申謝。

【我們為什麼轉載這篇文章】每家企業舉辦媒體活動時,都希望能夠吸引大批媒體記者到場報導。但是採訪通知要怎麼寫,才能引起記者的關注,願意參加活動呢?少女凱倫和大家分享她收到大量採訪通知的過濾與安排經驗,教大家寫出吸睛的媒體邀請文案。

筆者是一名電視新聞記者,先前也曾擔任過網路新聞編輯、記者。媒體資歷雖然只有短短三年,但是每天都會收到爆量的記者會「採訪通知」。不過,記者收到活動邀請函或採訪通知後,考量的都是新聞內文應該怎麼寫?標題要怎麼下才會有趣,能夠引起長官青睞、觀眾重視?並不會依照公關公司所提供的訊息依樣畫葫蘆。

公關公司的角度來看,企業舉辦媒體活動,同樣要計算業績。筆者之前曾待過公關公司,經手的是大型品牌,因此得知參與活動的媒體數量,一般從10家到70家不等。為了能夠達到媒體參與人數目標,因此在事前都得先擬好「訊息架構」和「活動傳達主題」。但是這些在公關公司內部的討論,常自以為訂出的訊息主題可以引起媒體興趣,其實往往不然。

要如何寫好採訪通知,吸引媒體來訪?

記者在意什麼:場面、人物、話題

不論是傳統媒體,亦或是現在的影音媒體,都需要畫面來吸睛。因此常常在接到媒體活動通知的第一時間,就會希望可以連帶收到「參考照片」或是「參考影音」。比如該公司在去年或者其他地區曾辦過什麼樣的類似活動,讓記者可以預想去現場可以拍到什麼,以便向媒體主管報稿。

Tip 1:結合當紅議題,將無聊活動變成新聞

比如筆者曾收過北一女準備舉辦「人身安全訓練」,這個標題看起來真的有點無聊。但仔細看過內文,發現會有國家級武術教練到北一女中教授120位樂儀旗隊的學生如何防身。這些條件滿足了新聞畫面所需的場面和人物:場面就是防身術教學,人物則是大家關注的北一女學生與武術教練互動。但這樣的畫面,未必重要到能夠提報到媒體主管面前。

於是筆者左想右想,結合了這半年所發生的重大社會議題,向主管說明,由於最近的情殺案件多半鎖定女性,而這場活動將有武術教練進入校園教授北一女學生防身術,因此會有練習打擊壞人的畫面,能引起觀眾注意。這樣就能引起媒體主管注意,同時這項議題也能引發網友對女學生人身安全重要性的關切。

Tip 2:務必點出關鍵人物,勿以訊息包裝欺騙記者

在採訪通知當中,一定要寫出關鍵人物,像是企業集團董事長或執行長等知名人士。在邀請函中切勿撒謊包裝,比如曾有公關宣稱董事長將在活動中親自宣布重要事件,但實際打電話詢問時,卻說會是律師代表發言。這種做法會觸怒媒體,是很不Okay的行為。

為什麼?

媒體的報稿流程,通常是在記者收到採訪通知後,向主管報稿,確認有什麼畫面,並決定如何包裝新聞。如果是重要人物,電視台甚至會派出SNG車或者4G包,以便現場連線;像是鴻海或台積電等重要企業的記者會,就會需要預先準備現場連線。因此如果重要人物臨時放鴿子,或是明知發言人有異動,卻以謊言騙記者到現場,屆時公關會被記者罵,記者則會被主管罵。下回再有類似活動時,除非企業底氣很夠,否則上次被騙的媒體就可能拒絕出席。

而且如果在邀請時惡搞媒體,當天新聞就可能會跑出以下標題:「XX董事長突然神隱」、「XX活動變卦」、「說好卻不來?」、「會怕?」等負面字句。當然這種情形可能只會發生在負面新聞上;但新聞本身已經夠負面了,若再用更負面的文句下標,對企業形象會造成更大衝擊。

Tip3:預先準備引人注意的議題

第一個要介紹的案例,是一家人力銀行公司,他們非常會搭時事話題,因此每隔約1至2周,媒體就會露出該公司的統計資料。例如前陣子經常有颱風造訪臺灣,該人力銀行就推出了「颱風天是否願意放假?」的統計調查,並且還安排曾經歷過颱風天還要去上班的真實人物接受採訪。

統計有了、受訪者有了,雖然畫面乾了一些,但都是大眾關心的話題。而且這項統計新聞是很久以前就已預先做好,公關形容說:「就是在等颱風來」,讓媒體覺得聰明又貼心。因此這家人力銀行每次舉辦記者會,都會有不少媒體到場,還會加註引用資料來源,增加企業曝光率。

第二個案例,是超商的異業結盟。消費跟美食類新聞, 通常是媒體主管喜歡的議題。消費類的新聞,來自超商都相當會出奇招,比如和健身房、烘焙坊合作推出「微超商」,或是在夏日銷售啤酒冰淇淋等,這些都能製造出媒體喜好的新聞話題。

美食類的新聞,通常會納入兩到三家不同美食餐廳。通常會「雀屏中選」的類型包含了:美觀、浮誇與特別食材。由於電視或影音媒體重視畫面呈現,美食又是大家人人愛的話題,如果今天新聞報導的對象是「粉紅珍珠披薩」,就是既漂亮又浮誇,食材是甜加鹹的特別組合,相當引人注目。

如果將食材換成龍蝦,這個食材本身就很高貴(浮誇)。如果搭配不同吃法,像是木槌龍蝦、龍蝦三明治、龍蝦漢堡等。不同的料理方式,也都能夠創造出「話題」,就看公關如何找出這樣的特別點,吸引媒體上門報導。


★ Photo Credit:Pixabay

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