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上臺之前, 你必須事先檢視的簡報三大面向:核心觀點、邏輯脈絡與差異化


本文作者江樵,身兼臺灣PHOTOSHOP練功團簡報練功團無攝限三個Facebook粉絲專頁管理員。感謝授權「內容駭客」網站轉載,特此申謝。

【我們為什麼轉載這篇文章】各大學為了幫助同學們盡早學習溝通技巧,因此經常舉辦簡報比賽,做為出社會之前的重要訓練關卡。但同樣是簡報,為什麼有人講得活靈活現,有人卻講得死氣沉沉?江樵以他多次擔任簡報評審的經驗,為大家整理出三項重要的簡報準則,提供給所有準備參加簡報比賽或是在公司裡進行簡報的朋友們,做為事前準備的參考。



這兩年很榮幸有機會到一些大學擔任簡報比賽的評審。在擔任評審的過程中,必須在短時間內觀看大量的學生簡報演示與呈現,並給予評分。

一般來說,評分通常分成幾個評分欄目,如內容架構、簡報設計與現場臺風口條等。不同的比賽與單位會約略有些調整,但大致上不脫這幾項範疇。

在這些評分欄目中,通常是最根本,比重也占最重的,通常是「內容」部分。所以特地分享觀察到三個關於內容在簡報比賽中最常發生的問題。

一、核心觀點與目的是否夠明確?



評選簡報的過程中,在某些組別簡報結束時,臺下評審常會出現黑人問號般的經典表情,並搭配這些不能說出口的O.S.:
  • 「簡報結束了嗎?」
  • 「重點是?」
  • 「So What ?」
  • 「然後呢?」
  • 「所以呢?」 
尤其是在簡報比賽的初選階段,特別容易遇到這樣的狀況。

會出現這樣的狀況,是因為同學們在一開始建構簡報內容時,往往只停留在「資料整理」的層面。如果只是單純地排列所蒐集到的網路資料,並未提煉出一個貫穿整份簡報的核心觀點與目的,就只能給人一種和沾醬油一樣,東講一些西談一點,但最後還是不知道講者想要講的主題是什麼的壞印象。

一份好的簡報,常以一個主要論點開頭,延伸出主要故事軸線,輔以支持性證據,最後以一個誘發餘韻的哏(last hook)作為結尾。一份簡報的核心目的,不外乎:
  1. 「改變觀眾認知」
  2. 「觸發觀眾行動」
用白話文的解釋是:簡報的價值,建立在簡報製作者能讓人意識到一些與聽眾切身相關,但卻沒注意的問題。又或者簡報製作者想告知一些對聽眾很重要,但他們目前並不知道的資訊;翻轉目前既有認定的想法,觸發行動以解決問題,並帶來更好的結果。這就是簡報的核心價值所在。

由簡報所觸發的行動,通常必須呼應簡報製作者一開始的主要論點。不論簡報時間長短,永遠記得要提醒觀眾,他們花了寶貴的時間聽你簡報──聽完之後呢?與他們有關的下一步是什麼?他們可以做些什麼,把現狀變得更好?

也許簡報製作者在準備簡報比賽的過程中,針對某個簡報主題蒐集了大量的資料。其實重點往往不在於作者蒐集了多少資料,在資訊爆炸的時代,資訊是氾濫且不值錢的。重要的是在於作者能不能從這些表象資料的背後,洞察並提煉出一個能夠貫穿整份簡報的論點與目的。

集中力量進攻一點,必能打出洞來。
持てる力を一点に集中させれば、必ず穴があく。
 ──鬼塚喜八郎

簡報比賽的時間,往往是極為有限的。在短短幾分鐘的簡報時間內,作者必須將所有的投影片內容緊扣主軸論點與目的,進行展開。切記不能貪多,以免橫生枝節。

簡報比賽通常的時間限制約在5分鐘左右。如果時間很短的話,講者只需要講單一具體論點或目的就好,忌諱的是什麼主題都只提一點點。論點要精煉勿鬆散,跟主要論點無關的資訊,或連結度不高的內容,請把它刪除捨棄。也許這些內容讓作者覺得重要與珍貴,但是在具有時限的簡報比賽中,為了更明確突顯出簡報的核心論點目的,如何刪減資訊往往才是我們更要去學習的。

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二、投影片之間的邏輯脈絡是否順暢?


在評選簡報的過程中,有時簡報者在做投影片與投影片的切換時,前後串連的不好,讓評審與觀看者無法理解簡報者如何從上一張導到下一張簡報,也就是觀看的「流向」被打斷了。原因可能是因果關係過為牽強,又或是前後頁面有「相關性」卻不一定有「因果關係」,又或是邏輯太過跳躍等等,以上這些都可能導致簡報的流暢性不夠。

除了每張投影片本身的內容之外,投影片與投影片之間的空白應當如何串連銜接?是否流暢,也是成就一份好簡報的重要關鍵。好的簡報,就像是觀看一部很棒的電影,也像是跟著一位厲害的導遊一同旅行。分鏡與分鏡、劇情跟場景之間的轉換串連,會讓聽眾在觀看時感覺順暢、毫不突兀。觀眾能完全跟著簡報者的邏輯脈絡一起走,甚至在情緒上也能跟著講者一起共鳴起伏著,此時的簡報製作者,就算想拿到低分也是件難事。

但是對於開始接觸簡報的製作者來說,對一份簡報裡這麼多張的投影片,應該如何架構與串連,相信並沒有太多的概念。建議先參考模仿過去一些經典的簡報架構,學習如何鋪陳與論述,會是一個不錯的開始,例如:

1. 黃金圈架構(影片):

Simon Sinek在TED提出,在網路上已經有超過千萬人觀看。簡報內容的架構順序 由內而外環環相扣──從「為什麼?」、「怎麼做?」到「做什麼?」, 讓傳遞的訊息與接收訊息的對象更能產生共鳴。

2. SCQA 論證方法(參考連結):

  • 情境(Situation)
  • 衝突(Complication)
  • 問題(Question)
  • 答案(Answer)
SCQA架構,是芭芭拉·明托在《金字塔原理》這本書中提出的結構化表達工具。利用SCQA架構,可以變形組合出多種架構模式,能幫助我們有效地將觀點表達得更為清晰。

3. ANSBA 架構(參考連結

由Purdue大學傳播學教授Alan Monroe所提出。他在1930年代時提出了一套「煽動性演說」架構順序,認為一個好的演說設計流程應該是:
  • A:引起聽眾注意(Attention)開始
  • N:接著點出聽眾心中的需求或是困擾的問題(Need)
  • S:點出問題後描繪解決方案(Satisfaction / Solution)
  • B:讓聽眾「預覽」解決方案的成效(Benefit / Visualization)
  • A:在演講的最後,別忘了邀請及呼籲聽眾們做出實際行動(Action)

只要找到合適的架構參考,就能讓作者在更短的時間內,找到投影片與投影片間串連與架構的方式。從整體來看,也能協助簡報更有系統、條理分明。現場的觀眾不會在簡報時感到茫然,同時認為台上的講者有備而來。

必須提醒各位的是,這個架構並非絕對需要遵循,僅供大家參考之用,同時也不一定能完全套用到簡報製作者的內容當中。製作者如果想要借鑑與發揮這項架構,並加以變化調整,還需要不斷地學習與精進。

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三、自己與其他人的差異化,還有簡報亮點為何?


許多校園簡報比賽,常常會設定兩到三個比較大的主題方向,作為簡報主題的依據。但以簡報比賽的初選來說,報名的組數可能會到四、五十組以上,因此有一些組別就會選到類似的題目進行簡報。

到了簡報評選當天,常能發現不同組別針對某個主題的報告內容大同小異。但最可怕的是,身為一位評審,可能會聽到十幾組內容相當類似的簡報,聽到後來會開始麻痺、恍惚、覺得睏,甚至有可能記不得某一組到底有沒有上台報告。

因此形塑簡報內容的差異化以及亮點,就成為簡報製作者能否脫穎而出的重要關鍵。我認為要形塑簡報內容差異化以及記憶點,可以採取以下兩種方式:

1. 「換位」與「逆向」思考

針對同一個題目,簡報製作者能不能用更多不同的角度切入論述,是能不能與其他組差異化的關鍵。而「換位思考」與「逆向思考」可以幫助大家以不同角色、不同時間點與反向思考等方式,以更多差異化角度,對同一件事進行更全面化的思考,而不是非黑即白的單一表象觀點。

舉例而言,像對岸知名的網紅papi醬,就曾針對「過年與長輩拜年」的過年當紅議題進行討論。在2017年過年推出的影片,是以「年輕人」的角度來調侃「討人厭的長輩」(影片);等到 2018年過年,就換位推出新哏,改成用「長輩」的角度來鋪哏談拜年這件事(影片),是一個針對同樣題目換位逆向思考的好範例。

之前曾經看過對岸的文章,說明知名作家咪蒙如何撰寫出一篇篇爆紅瘋傳的網路文章,裡頭分享了他們是怎麼構想文章的切入點。文中提到咪蒙和其團隊,必須要在短時間內從網路當紅的議題熱點裡想出50個主題。其實找出新觀點並沒有那麼神奇,發現新觀點的過程,不過是一個個拋棄舊觀點的過程。值得注意的是,創作者在第一時間、以第一直覺想到的觀點一定不能寫──因為其他人也都能想得到。(全文請參考連結

總而言之,如果簡報製作者的內容跟別組差不多,意味著沒有聽眾會對這份簡報產生任何記憶與印象。當簡報裡沒有任何差異點、亮點與記憶點時,只會讓觀眾昏昏欲睡。唯獨當簡報製作者開始有意識的換位逆向思考,針對某項主題找出不同的論述切入點的時候,就是一個創造「差異化」和「記憶點」的最好開始。「意料之外、情理之中」是打造簡報論述差異化和記憶點所需的一項不變準則。

2. 增加「第一手資料」的內容

相近的題目會造成每一組簡報大同小異的原因,其中一個重要因素在於所有人的資料,都是從Google搜尋引擎上用類似「關鍵字」所找到的結果。你能找得到這些資料,其他組別一樣也找得到這些資料,因此整理出來的簡報資料相近一點也不讓人意外。更慘的是,你找到的資料,可能是評審早就看過的舊文了。

採用Google搜尋不到的資料,才是簡報最有價值的地方,也是形塑差異化的重要勝出關鍵。所謂的「第一手資料」就是指這樣的資料。

要產生第一手資料,同學們必須針對某個簡報議題設計題目,在學校發問卷調查,得到第一手量化的數據資料。除了調查之外,也可以針對主題去專訪重要的相關人士,得到獨家的訪談質性資料。另一種方法是針對主題親自動手實踐,以獲得完整實作過程的親身經歷。

這些資料,都是同學們針對主題特別去進行的,是用搜尋引擎也找不著的資訊。許多時候,這種內容才是簡報的靈魂與價值所在,不再只是做網路上資料彙整複製貼上的文抄公。

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後記

不知不覺,就寫了好幾千字的簡報比賽評審心得。雖然在之前的敘述中,都像是在挑剔簡報參賽者,但個人其實相當佩服這些簡報參賽者,願意接受這樣的挑戰。回想起過去大學時候的自己,遠遠做不到現在參賽者的簡報程度,更沒有站在台上面對大家的勇氣。所以對於所有願意接受挑戰的參賽者,不論最後的結果如何,都感到由衷的敬佩。

因此,對於這樣的參賽者,我就會不再只是以一般大學生的標準提出要求,而是希望能以更高的標準激勵刺激參賽者前進。許多提到的觀點與內容,也是自己努力追求的目標與方向。以上的心得與感想,也希望能對大家有幫助。


★ Photo Credit:江樵Pixabay

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