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2019年商務簡報設計的三大趨勢:架構場景化、視覺個性化與介面智能化

本文作者劉奕酉,為簡報.簡單報工作坊創辦人。具十餘年商業簡報深厚經驗,擅長簡報架構、資訊視覺化、策略提案及募資簡報等。感謝授權「內容駭客」網站轉載,特此申謝。
今年年初,我寫了一篇「2018 商務簡報設計的六大趨勢」的文章,將過往一年在企業簡報培訓、顧問案所看到的需求與變化,結合長期關注歐美與中國簡報的應用與發展,歸納出六大趨勢:

趨勢一:讓數據說話|不只說故事,更要用數據說故事
趨勢二:視覺化溝通|視覺化不再只是加分項,而是必要項
趨勢三:場景化圖像|高解析度、但更貼近場景或情境的真實圖片或影像
趨勢四:負空間設計|提升質感、更容易專注在簡報內容上
趨勢五:懷舊風再現|八零、九零年代的元素融入簡報設計中
趨勢六:設計智能化|人工智慧的結合讓簡報設計就像開外掛


經過一年來的觀察,不難發現這些趨勢在商務簡報的發展中逐漸成形、成熟,甚至開始產生一些質變。面對即將到來的2019年,在商務簡報設計上又會展現什麼樣的新面貌呢?以下根據我在企業培訓與顧問案的經驗,以及國內外的設計趨勢分析,結合對於簡報市場發展與趨勢技術的觀察,歸納出了三大趨勢。

趨勢一:架構場景化|結合黃金圈法則、用數據說微故事、導入場景的模板
趨勢二:視覺個性化|多彩的極簡主義、真實場景的圖像、定制字體與插圖
趨勢三:介面智能化|行動裝置兼容性、智能功能更成熟、軟體功能大提升

趨勢一:架構場景化|結合場景思維,為何說、如何說比說什麼更重要


在《場景革命》一書提到,現代人每天都活在一個又一個的場景裡;所以,行銷的方式也不再聚焦在單一產品上,而是賦予一種場景與消費者建立關聯,如何使用、在哪使用、為何使用……透過場景讓消費者感受到產品與他們有關、能夠解決他們生活場景中的問題,讓消費者自己賦予這個產品價值、產生連結。

這樣的場景思維,同樣延伸到商務簡報的架構中,第一個重點就是「黃金圈法則」的運用。

一、結合黃金圈法則,有效溝通的關鍵在於與受眾建立連結

賽門.西奈克(Simon Sinek)在2009年的TED的一場演講《偉大的領袖如何鼓動行為》上提出了黃金圈理論。


賽門.西奈克認為,世界上所有成功的領導者或是品牌,他們思考、行動和傳達的方式都遵循著「黃金圈」法則,從裡到外包含三個階層,分別是Why — How — What。

「Why 代表的領導者或品牌的理念和目標,How 是執行理念的方法與過程,What則代表最終呈現出的產品以及領導風格。」

所有成功的領導者和品牌,都是由核心理念(Why)開始思考,然後向外思考如何實現(How)、最終呈現出的結果(What)又是什麼?但是多數人卻是反向而行,聚焦在看見的結果,而不是去思考背後的理由。

舉例來說,蘋果在產品行銷上就充分運用了「黃金圈」法則。

蘋果的品牌理念是「創新思考」,目標是帶給消費者卓越的使用經驗(Why);為了達到這個目標,蘋果設計出簡約精緻的產品外型、人性化的使用者介面(How),最後才推出特定的產品(What),於是有了不需換片的iPad、有了結合電話/上網/聽音樂又不需要觸控筆的iPhone。消費者購買的不是蘋果的商品,而是蘋果推出商品的品牌理念。

如果運用在溝通與商務簡報上,我們先思考目的(Why)是什麼,希望透過溝通與簡報,讓對方知道、理解、認同,還是採取行動?為了達到這個目的,我們該如何做(How)才能讓對方產生我們期望的反應?然後基於這樣的目的與方式,產出對應的溝通內容與簡報素材。

不只蘋果,在越來越多的企業簡報中,都可以發現到黃金圈法則的運用,不只提升了簡報溝通的效率,同時也強化了認同與說服的力道。

在實務應用上,我將黃金圈法則結合亞里斯多德的溝通三要素,發展出一套「黃金迴圈」的模型,包含了「思考的黃金圈」與「表達的黃金圈」兩個部分,之所以稱之為迴圈,則是因為從思考到表達、再由表達反思思考,如此反覆驗證直到整個迴圈是順暢、運行無礙的,進而提升溝通的有效性。更多關於「黃金迴圈」的說明與運用,可以參閱《當亞里斯多德遇上黃金圈法則:有效溝通、精準表達的黃金迴圈》一文。

二、用數據說微故事 ,兼具理性與感性,強化認同與說服的力道

在「2018年商務簡報設計的六大趨勢」已經提到用說故事的方式來進行簡報,已經不是新鮮的話題了。不同的是,過去說故事或許可以讓你得到較佳的簡報效果,但現在若不懂得說故事,絕對會讓你很快失去聽眾的注意力,但是也沒有人想聽長篇大論的故事。

現在人普遍有「注意力稀缺」的現象,因為海量資訊讓我們的大腦認知負荷過重,大部分的訊息就會被自動遮蔽,只有少量訊息能進入注意力。因此,如何能夠獲取聽眾的注意力將會變得更重要,也會有更多樣化的說故事方式出現,企圖擄獲你我的注意力。

在《五星級溝通術,你的成功巨浪》一書中,提到麥肯錫顧問公司的成功很大一部份來自於良好的「溝通技巧」,如何說服專案領導人讓自己負責有挑戰性的案子、如何說服客戶採用他們的解決方案,是麥肯錫的顧問每日都要面對的問題,而這些問題的關鍵都是「在短時間內說一個最好的故事」,也就是「微故事」。

說故事就能被所有人買單嗎?這樣的質疑聲音不斷出現,特別是商務簡報,可能沒有這麼多時間讓你說故事,說不好可能就變成「事故」,而每天使用數據的人,可能會更希望看到數據來作為判斷的依據;數據對於商務簡報而言,是相當重要的元素之一,若能透過數據來說故事將能發揮更大的效果。


三、導入場景的模板 ,兼具架構、排版與風格,更專注在內容的產出

較具規模的大型企業或公司,都會制定所謂的「企業識別系統(CIS)」來統一標誌(Logo)、標準字體、配色與一系列配套設計,並根據企業識別系統設計出一套簡報模板,提供給內部員工與外部供應商及客戶使用;一來維持品牌形象的一致性,二來讓員工減少在簡報設計所耗費的時間心力,專注在內容的產出上。

隨著越來越多企業的簡報採行極簡主義的風格,要求所有員工都能做出水準以上且風格一致的商務簡報的確有其難度,如果都外包給設計公司也不符合成本效益;所以,企業開始提供包含主題架構與內容排版的簡報模板,讓員工有個基礎的「半成品」再依據實際狀況修改,以節省時間與盡可能縮小彼此簡報風格與水準的差異性。

兼具架構、排版與風格的模板,越來越受到商務簡報者的歡迎

在網路上也不乏這類的簡報模板可供免費下載,這裡提供幾個我常用的模板庫:

Microsoft OfficePLUS.cn (微軟官方)
優品PPT (可依「顏色」與「類型」選擇)(個人推薦)
HiPPTer (簡報素材的入口網站)
51PPT (可依「主題」、「風格」、「行業」、「設計者」等選擇)

趨勢二:視覺個性化|在追求極簡主義的同時,也希望展現與眾不同、品牌鮮明的獨特性

一、多彩極簡主義,搭配大膽配色取代中性、柔和的配色方案

通常極簡主義採用的是中性或柔和的配色方案,但在今年出現了新的多彩極簡主義(Colorful Minimalism),一樣保持著精簡俐落的設計,但多了更多顏色。

傳統的極簡主義風格,搭配中色或柔和色調(圖片來源

今年開始出現新的多彩極簡主義,搭配明亮、大膽的色調(圖片來源

鮮明對比、大膽配色的組合,讓人眼睛為之一亮

色彩權威Pantone日前發表了 2019 年度代表色「活珊瑚橘(Living Coral)」,取自天然珊瑚礁的自然色彩,在色彩意義上也富含了「珊瑚礁」自然生態之意。這個以金色調襯底的橘紅色彩,蘊含著樂觀積極、肯定生命的正面之意;從過去幾年的色系變化,不難看出最新的年度代表色也呼應著明亮、大膽用色的趨勢。



Pantone 提供了5種不同的調色盤,讓大家更容易理解如何將年度代表色運用在設計中,以及在不同的組合裡展示這個顏色的動態感。(請參閱《Pantone公布2019年度代表色「活珊瑚色 Living Coral」,還有5種配色推薦!》)

將活珊瑚橘搭配藍色套入模板,就是一個時下最夯的模板

二、真實場景的圖像,比起高質感的專業圖庫更能拉近距離

大量高畫質的免費圖庫出現,提升了簡報的圖片解析度與質感,但也越來越多「撞圖」的情況發生,但又不能阻止別人使用,於是許多企業與個人開始使用自行拍攝的照片,一方面不必擔心撞圖的窘境,另一方面也更貼近內容的真實情境。受惠於行動裝置的攝影功能與畫素持續提升,我們隨時隨地可以取材於生活周遭的情境,加上修圖App的強大功能,人人都可以是專業攝影師。

比起使用專業圖庫,透過手機拍照更能反映內容所需要的場景,拉近與簡報受眾之間的距離,這樣的趨勢在今年已經很明顯,也會持續到2019年;與此同時,將會有大量的免費圖庫消失在我們眼前。

今年年初整理的免費圖庫資源,猜猜看現在有幾個已經消失了?(劉奕酉整理)


趨勢三:介面智能化|雲端與人工智能的導入,大幅降低了軟體操作門檻、也優化了使用者體驗


一、行動裝置的兼容性

行動裝置的優點是便捷、隨處可進行簡報,但螢幕尺寸相較於大型投影布幕與電腦螢幕來說較小,因此在視覺設計上多以圖像為主,輔以清晰可視的粗體字來呈現重點訊息;粗體字可以反映出力量、創新與個性,而且在行動裝置上更容易被閱讀。

同時,商務簡報在投影片大小也開始採用16:9做為預設尺寸,一方面可以兼容不同平台裝置,另一方面在資訊呈現上也更為有效率。在賴以威的《寬螢幕為何一統江湖 — 16:9的中庸之道》一文中提到,人類眼睛向上與向下的視角分別是60度與75度,而水平向外的視角可高達95度,因此寬螢幕的設計更為符合人體視覺,在同個水平面上能夠擺放更多重要的資訊,也更能有效率地提升單位面積的資訊量。


二、轉場的「轉化」效果結合「3D模型」讓動畫更簡單、也更具吸睛效果

在微軟推出具備人工智能引擎的Microsoft 365智慧型解決方案後,這一年來我們在Office 365中看到了不少「實驗性」功能,包括轉場效果中的「轉化」以及「3D模型圖像」的支援,都能讓投影片切換的動畫效果變得更為簡單操作、也更為吸睛;而這些功能也會納入最新版的Office 2019之中喔。

轉化效果結合3D模型,輕鬆做出酷炫的視覺效果(資料來源

轉化效果結合3D模型,輕鬆做出酷炫的視覺效果(資料來源

三、設計的「設計構思」功能,不必做設計、只要作選擇

如果你的版面設計總是千篇一律、又是個設計苦手,那麼「設計構想」這個功能絕對會讓你大大驚豔,只要輸入文字、放上圖片,設計構想可以自動進行多樣化的排版設計供你選擇,省下不少時間又能做出水準之上的視覺設計。


四、翻譯的「即時翻譯」與「添加字幕」功能,讓跨國溝通變得更直覺

可即時翻譯的「翻譯工具(Translator)」能將口說的演講內容同步轉換成高達60多種語言的字幕,並透過人工智能分析前後文語意、及時修正字幕內容以求精準。


為了讓聽障人士也能無障礙的「看見」對話的內容,微軟也宣布將在2019年加入即時字幕功能,會把視訊對方的話,即時變成字幕打在視訊視窗上。



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★ Photo Credit:劉奕酉

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