精選文章

「化繁為簡的系統化思維」聽課心得:從觀點聚焦、故事傳達到思維具象,領略溝通升級的個人成長


想要成為一位稱職的職業講師,需要歷經很多的修煉──不但要設法精進自己的本職學能,也得把握機會進修,除了吸收各種專業知識,也可藉機觀摩其他老師的教學手法和授課技巧。

在學習的過程中,我也會注意不同老師的背景和學經歷,理解他們對於各種專業知識的脈絡建構與邏輯養成,也觀察各位老師的人格底蘊和思維模式。好比今天來上劉奕酉老師的「化繁為簡的系統化思維:四種表現、三大場景,做出關鍵的那一張投影片」,表面上看起來似乎這是一堂談簡報設計的課程,但其實不然。

系統思維就是把認識對象作為系統,從系統和要素、要素和要素、系統和環境的相互聯繫、相互作用中綜合地考察認識對象的一種思維方法。系統思維以系統論為思維基本模式的思維形態,它不同於創造思維或形象思維等本能思維形態。系統思維能極大地簡化人們對事物的認知,給我們帶來整體觀。

在我看來,系統化思維是每個人都需要的一種認知能力,特別是劉奕酉老師具有統計的背景,又擅長簡報設計,所以在處理諸如「系統化思維」這樣的題材時,不但能夠跳出傳統簡報的框架,更可以旁徵博引,信手拈來便可舉出很多實際的案例。

一開始,劉老師就指出這堂課不只是教簡報設計,更要傳授大家如何讓數據去說一個好故事的技巧;之後,再進階到使用一張投影片來講重點。至於為何要化繁為簡,主要是因為在這個注意力短缺的年代,大家都沒有太多的耐心,如果能夠說得愈少,又能影響愈多,那當然是再好不過了!

談到降低理解門檻的做法,劉老師提出三點建議:
  1. 初階資料:資料梳理、結構化。
  2. 擷取切面:訊息擷取、觀點重組。
  3. 精簡界限:訊息的精煉有其極限。
他也以登高樓為例,告訴我們:即便眼前呈現同樣的景色,但每個人看到的細節與重點不同,描述的方法自然也不同。更值得注意的是即使高度相同,感受也往往因人而異。

至於化繁為簡的系統化做法,劉老師則提出了五個步驟:
  1. 理解:資訊主旨、結構拆解、關鍵訊息。
  2. 觀點:重新賦予訊息之間的關聯性與結構性。
  3. 佈局:版面配置來達到視線引導的作用。
  4. 降噪:依據訊息的重要性來強化重點與弱化雜訊。
  5. 下標:有衝擊力的訊息標題,確保讓人一眼就看見訊息的本質。
老師以行動支付為例,實際示範如何將大量繁複的文字訊息,拆解成易於閱讀的圖文資訊。

 

接下來,劉老師也要大家以「牛丼連鎖店的優點」這個題目,練習做出化繁為簡的一張投影片。

 

同學們也能現學現賣,立刻做出吸睛的作品(上圖左)。當然,再看看劉老師的作品,無論就版面配置、色彩運用來說,也都有可茲學習之處。

談完大量文字的化繁為簡,接下來介紹讓數據說個好故事。這個部分談到圖表的運用,也是劉老師的強項。

談到圖表的使用,今天上課之後才知道原來可以活用分析型圖表和表達型圖表這兩種圖表。而在圖表與數據的運用上,劉老師也提醒大家:
  1. 傳達訊息:你展現的是數據?發現?還是建議?
  2. 說好故事:與觀眾有關嗎?希望採取行動?
  3. 精簡圖像:簡化、聚焦與正確傳達,遠勝過圖像看起來豐富。
此外,他也跟大家分享圖表類型選擇的準則:
  1. :呈現關聯(散佈圖、泡泡圖)。
  2. :展現變化(折線圖)。
  3. :進行比較(長條圖、圓餅圖、雷達圖)。
雖然,以往我也看過不少簡報設計的書籍,但經過今天的實際演練,更能理解要使用哪種圖表來傳達資訊了!

最後談到一頁式簡報,劉老師也跟大家傳授構思簡報架構的做法:
  1. 創意思考:發散收斂。
  2. 系統思考:以終為始。
  3. 情境框架:以簡馭繁。
運用情境框架的做法,讓我眼睛為之一亮。透過時間框架、空間框架和邏輯框架的靈活運用,可以讓我們的簡報更有層次感,也更能展現報告的全貌。

在今天課程的尾聲,劉老師還跟大家分享他的簡報微整形私房技巧。仿效商業模式九宮格的做法,在著手設計簡報之前,可以先把素材、時間、場地、內容、目的、類型、對象、期望行動和核心價值等相關資訊填入表格中。換言之,這個方式其實也就是援引5W2H的概念,便於簡報設計者可以進行邏輯思考。


最後,劉老師希望大家可以花二十分鐘歸納今天學到的重點,並以一頁投影片來呈現。嗯,也算是幫學員們驗收今日學習化繁為簡的成果吧!


花不到五分鐘,我便以上面這張投影片來總結今天的學習成果。在我看來,系統化思維主要奠基於觀點聚焦、故事傳達和思維具象這三個層面。

無論是寫文章或做簡報,大家都知道要傳達觀點,但若不談切身相關的議題,可能目標受眾就不會感興趣;再者,議題的溝通也需要經過包裝和轉化,才能讓人有感,並能欣然接受。至於故事傳達,我們可以善用數據分析或情境鋪陳,而重點無非是勾勒現狀、凸顯變化,進而放大問題。

而思維具象的階段,則可用蟲目、鳥目和魚目來比擬。就以職場人士來說,我們不只要關注企業本身的發展,也要理解競爭對手與產業之間的關係,最後更要抽絲剝繭,進而根據總體經濟和整體趨勢來研判,俾以做出最適切的決策。


長達六個小時的「化繁為簡的系統化思維:四種表現、三大場景,做出關鍵的那一張投影片」課程,就在同學們逐一上臺分享作品的過程中結束了。謝謝劉老師的分享,感覺時間過得特別快,但我知道:這不是一堂聽完就能迅速理解的課程,而需要不斷地咀嚼和思考,當然還需要採取行動,並透過實作練習來精進自己的系統化思維能力。


★ Photo Credit:Vista

★ 歡迎報名Vista的五月讀書會:《場景革命

提升你的內容力,快來報名《內容力:打造品牌的超能力》線上課程

Buy Me a Coffee

沒有留言