善用語言內容、程序架構和心流氣氛,你也能成功引導會議


今天午後,來到我熟悉的悠識數位顧問有限公司(可惜因為周末的關係,兩位創辦人都不在辦公室),主要是為了聽符敦國老師講授「會議溝通與引導」課程的向上管理篇

以我來說,平常因為講課、接案或擔任顧問工作的關係,也都免不了要時常開會,甚至參加會議的頻率比以往服務於媒體或網路產業時來得更高。所以,有機會來跟敦國老師學習一下會議溝通與引導,也是很有必要的;特別是跟各家公司的老闆、高階主管開會時,要如何有效地傳遞自己的觀點和想法,更是一門學問哪!

敦國老師一開始,先請大家思考平常開會時,有哪些令人討厭或困擾的現象?或是曾遇到哪些成效不彰的問題?就在三組成員們七嘴八舌的討論過程中,揭開了今日課程的序幕。


他先跟大家介紹引導(Facilitate)的概念。簡單來說,也就是利用有設計的語言、程序,帶領團隊共同對話,以產出共識、創意和學習。

引導者(Facilitator)這個角色,可以讓團隊與組織更有效地運作,藉由提供流程上的領導,引導者協助團體更容易達成任務上的瞭解與決策。引導者所著重的是團體與其需完成的工作,在角色上是協助與指引,而非控制。

所以,敦國老師也提醒大家,引導者通常不會涉及團隊的內容與決策運作。

從引導者的角色切入今日課程的核心主題,敦國老師也鼓勵大家要善用「支持性語言」。好比可以在會議中多用以下的句子:

  • 謝謝Vista的這個點子,讓我聯想到……
  • 我呼應Vista的點子……
  • 我再補充Vista的點子……
  • 我在Vista的點子上再加點東西……

敦國老師也跟大家分享兩個引導的萬用句型,包括:

  • 你可不可以多說一點?
  • 你可不可以舉個例子?

接下來,敦國老師提到了引導三流,也就是語言內容、程序架構和心流氣氛。在這三者之中,我對心流氣氛最感到好奇,也想了解如何讓會議室的氣氛,可以從陌生逐漸轉為自然、熱絡,卻又不致於太發散。

心流的重點在於循序漸進,而發散也需要時間醞釀。


敦國老師也花了不少時間跟大家介紹ORID(焦點討論法)。其實,ORID可以應用在很多的場合,好比老師在課堂上對學生的提問、職場中主管與部屬之間的溝通,以及日常的文章寫作等等。一言以蔽之,ORID可視為是一種方法與流程,但最重要的其實是目的。

要學會傾聽,才知道該如何表達。

如果您對ORID有興趣,也可參考下面這份簡報:



除了前述的引導三流、ORID,敦國老師也用象與騎象人做了一番譬喻,讓我們理解情緒和理智之間的微妙關係。老師也不忘提醒大家要發揮同理心和好奇心,在必要時可以引用情緒的萬用語,藉此突破一些溝通的困境。仔細想想,這和寫文章也有幾分相通的道理。

今天最有感觸的部份,其實是在探討發散與收斂的部分。以往,大家可能會覺得發散不好,但在會議中若只是一味收斂,恐怕也未必是好事。所以,適當的發散和收斂,其實有助於溝通和說服。重點是要能將提案分段模組化,進而產生選項,甚至與客戶、主管或一起開會的夥伴共創解決方案。


最後,除了感謝敦國老師之外,我也要謝謝今天同一組的夥伴,包括:小太陽、Jerry、Sharlin、詠雪和柏霖等人。拜這幾位優秀夥伴一起腦力激盪所賜,不但讓我度過美好的周末午後,也因為本組拿到競賽第一名,所以大家都有口福啦!



★ Photo Credit:Vista、Jerry

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