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簡報的價值並非溝通說服,而是佈達共識


本文作者陳昶安(Duncun),問題特多,永遠是知識的探索者。熱愛廣告及簡報,正努力將自己送往4A的戰場上,渴望和客戶與消費者肉搏。感謝授權「內容駭客」網站轉載,特此申謝。

韓明文老師和孫治華老師連袂主講的《商業簡報系列座談會》,第一場在2月1日晚上登場,主題是「化繁為簡」。既然講「化繁為簡」,當然談了很多簡化資訊的技巧,但在QA交流時間,兩位老師帶出了超越簡報範疇的議題:在簡報會議前說服你的簡報對象。

孫治華老師更指出:「簡報並非溝通說服,而是佈達共識。」

乍聽之下,這與我過去所熟知的簡報知識大相徑庭。如果溝通說服的過程並非出現在簡報會議上,那應該出現在哪個階段呢?

前置作業才是在溝通說服


回想自身過去的經驗,發覺簡報會議前的前置作業,其實才是溝通說服的關鍵點。

我的工作是廣播廣告的企劃。某次提案前,為了提出跟以往不同的企劃,我寫道:「客戶提供價值XX元的贈品,主持人在現場節目中邀請聽眾call-in互動,再透過送贈品贏得顧客的好感。」本以為是個好想法,沒想到一送到主管面前就被質疑了。

主管問我:「你有問過電臺能配合這種活動嗎?」

我啞口無言,只能重新提案。後來我先和電臺溝通,確認他們能配合的宣傳方式,再依照客戶的需求重新擬定提案,改由客戶代表上現場節目接受聽眾call-in提問,最後客戶也同意執行,皆大歡喜。

現在回過頭來反思,我發覺當時的溝通順序錯了。我以為只要說服客戶,電臺在執行上應該不會有太大問題。但其實電臺的作業非常繁瑣,要照顧節目品質、安排廣告,還要小心廣告不要出紕漏,以免被NCC罰款。

工作這麼多,確實不一定能配合五花八門的需求,如果我先說服客戶,到頭來發現電臺無法配合執行,勢必會引發客戶對我們專業的質疑,合作當然也會破局。所以先和電臺做好前置溝通,確定能執行的方案,這時再來說服客戶,成功率自然就會上升。

溝通說服放在會前,簡報會議只是佈達


座談會上,兩位老師也提出相同的觀點。

孫治華老師問大家:「與會人員很多,主要說服誰?」

提案類型不同,要說服的對象自然也不盡相同。例如:執行型提案就要說服一般主管,但要先和執行人員溝通可行性;大規模提案要說服總經理,但要先和技術部門溝通後臺是否可支援?當然,共通點也是前置的溝通。

韓明文老師也指出,這點即是簡報的二級重點。而一級重點,就是協助決策者下決策。

最近我讀的《孫正義一次OK的社內簡報術》中,也提到了類似的觀點(詳見Lesson9、Lesson28)。

上述三點都在講:在簡報會議前,先和相關人員溝通方案的可行性,也就是先取得共識。而正式的簡報會議則是向決策者佈達結果,重點說明方案如何獲利。

溝通順序不同,產生不同的結果


在我一開始學簡報時,所有的資訊都指向「簡報是溝通的工具」、「簡報的目的在協助下決策」,於是很自然地會將焦點放在說服決策者上。

可是在實務上,面對決策者其實是最終呈現的結果,前面則有不斷溝通的過程,諸如供應商、行政單位、業務執行單位與後勤管理……等等,這些都是需要溝通的對象。只要一個環節沒掌握好,都會影響最終提案的成敗。

所以,下次當有機會思考如何說服決策者之前,請先想想該如何說服會影響成敗的相關人員。只要我們調整了溝通順序,就會產生不同的結果,這一點都不複雜,你試過就會知道!

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