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老闆沒告訴你的簡報潛規則:重點不是好不好看,而是……

簡報者要清楚目的與目標對象/網路圖片

本文作者劉奕酉,為簡報.簡單報工作坊創辦人。具十餘年商業簡報深厚經驗,擅長簡報架構、資訊視覺化、策略提案及募資簡報等。感謝授權「內容駭客」轉載,特此申謝。

我們都有過這樣的經驗,看到某公司或某公務機關對外的簡報不如預期,心中就會想:「怎麼會做成這樣?也太不專業了吧?」

等等,所謂的「專業」對你來說代表什麼?內容深度?含金量?還是美醜?這些其實跟你的專業背景與主觀認知有關;更關鍵的是,簡報設定的訴求對象是誰

好簡報只為對的人而做

一份簡報會有設定的目的、對象與預期行動,希望目標對象(TA)照我們期望的採取行動。一般而言,目標對象的歷程會有五個階段:我想聽、我要聽、我聽懂、我相信、我行動(其實類似行銷漏斗的概念)。所以,將簡報做得吸睛、容易理解又有說服力,目的就在於提高每一階段的轉換率

反過來說,如果不希望別人關注、聽懂,或是引起不必要的回應呢?當一個行動勢在必行,多數人的反對也是可預期的,你會選擇怎麼做?你可能會問:簡報不就是為了讓對方理解、有效溝通,進而讓對方願意行動嗎?

目標對象的態度決定了簡報的製作方向

這句話沒錯!但這是在你必須說服對方的前提下才成立。而在許多領域,像是商業、政治等方面,還有許多方式可以達成目的。所以,沒必要將簡報做到如你期望的水準或方式。

而且「你」如果不是他的目標對象,那簡報者更不需要在乎「你」是怎麼想的。反過來說,將簡報做得更專業,能否改變目標對象的態度呢?如果不行,顯然是內容本質的問題,又何必浪費精力在簡報上呢?

其次,目標對象不一定都會從頭經歷所有階段。有些鐵粉直接在最後一個階段蓄勢待發,有些反對者永遠就停在「我相信」的門前。在一些組織中,準備上對下的簡報,你被迫「不得不」採取行動。對於多數人引頸期盼的,也會直接跳到第四階段「我相信」開始。

請把價值放在對的地方

大型企業都會制定企業識別系統(CIS)以及簡報模板給員工使用,而研究機構更會要求研究分析報告必須有制式格式,包括圖表和色彩的使用。這是因為企業希望你產出的價值在於專業與洞見,而不是花時間在簡報上面,這部份可以由相關單位或外包處理。

製作簡報的時間就是成本,而企業請你來的職位需求上如果沒有「專責製作簡報」,就不該花太多時間在上面。這是你的個人競爭力,而不是企業的必要成本。

企業衡量簡報的價值:不只達成目的更要省時省力

當簡報者不需要費心讓目標對象經歷這些階段時,自然就會反映在簡報的呈現上。你當然可以做得更多,以展現出個人的品牌與高度。但這樣做是否值得?可能需要全盤的考量。

以企業來說,就是用財務觀點來看待一切活動,以「不只達成目的,更要省時、省力」的準備,檢視手中的活動是否具有必要性。不然可能瞎忙半天之後,才發現我們的「必要」,可能只是別人眼中的「不必要」。

簡報前先想想:「可以不做簡報就達成目的嗎?」

請先「換位思考」,想想簡報者的目的是什麼?希望目標對象採取什麼行動?目標對象的態度又是如何?就不難理解為什麼做出來的簡報會是這個樣子了。


★ 本文作者劉奕酉,為簡報.簡單報工作坊創辦人。具十餘年商業簡報深厚經驗,擅長簡報架構、資訊視覺化、策略提案及募資簡報等。感謝授權轉載,特此申謝。

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★ 圖片來源:簡報.簡單報

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