本文作者劉奕酉，為簡報．簡單報工作坊創辦人。具十餘年商業簡報深厚經驗，擅長簡報架構、資訊視覺化、策略提案及募資簡報等。感謝授權「內容駭客」轉載，特此申謝。
我們都有過這樣的經驗，看到某公司或某公務機關對外的簡報不如預期，心中就會想：「怎麼會做成這樣？也太不專業了吧？」
等等，所謂的「專業」對你來說代表什麼？內容深度？含金量？還是美醜？這些其實跟你的專業背景與主觀認知有關；更關鍵的是，簡報設定的訴求對象是誰？
好簡報只為對的人而做
一份簡報會有設定的目的、對象與預期行動，希望目標對象（TA）照我們期望的採取行動。一般而言，目標對象的歷程會有五個階段：我想聽、我要聽、我聽懂、我相信、我行動（其實類似行銷漏斗的概念）。所以，將簡報做得吸睛、容易理解又有說服力，目的就在於提高每一階段的轉換率。反過來說，如果不希望別人關注、聽懂，或是引起不必要的回應呢？當一個行動勢在必行，多數人的反對也是可預期的，你會選擇怎麼做？你可能會問：簡報不就是為了讓對方理解、有效溝通，進而讓對方願意行動嗎？
目標對象的態度決定了簡報的製作方向
這句話沒錯！但這是在你必須說服對方的前提下才成立。而在許多領域，像是商業、政治等方面，還有許多方式可以達成目的。所以，沒必要將簡報做到如你期望的水準或方式。而且「你」如果不是他的目標對象，那簡報者更不需要在乎「你」是怎麼想的。反過來說，將簡報做得更專業，能否改變目標對象的態度呢？如果不行，顯然是內容本質的問題，又何必浪費精力在簡報上呢？
其次，目標對象不一定都會從頭經歷所有階段。有些鐵粉直接在最後一個階段蓄勢待發，有些反對者永遠就停在「我相信」的門前。在一些組織中，準備上對下的簡報，你被迫「不得不」採取行動。對於多數人引頸期盼的，也會直接跳到第四階段「我相信」開始。
請把價值放在對的地方
大型企業都會制定企業識別系統（CIS）以及簡報模板給員工使用，而研究機構更會要求研究分析報告必須有制式格式，包括圖表和色彩的使用。這是因為企業希望你產出的價值在於專業與洞見，而不是花時間在簡報上面，這部份可以由相關單位或外包處理。製作簡報的時間就是成本，而企業請你來的職位需求上如果沒有「專責製作簡報」，就不該花太多時間在上面。這是你的個人競爭力，而不是企業的必要成本。
企業衡量簡報的價值：不只達成目的更要省時省力
當簡報者不需要費心讓目標對象經歷這些階段時，自然就會反映在簡報的呈現上。你當然可以做得更多，以展現出個人的品牌與高度。但這樣做是否值得？可能需要全盤的考量。以企業來說，就是用財務觀點來看待一切活動，以「不只達成目的，更要省時、省力」的準備，檢視手中的活動是否具有必要性。不然可能瞎忙半天之後，才發現我們的「必要」，可能只是別人眼中的「不必要」。
請先「換位思考」，想想簡報者的目的是什麼？希望目標對象採取什麼行動？目標對象的態度又是如何？就不難理解為什麼做出來的簡報會是這個樣子了。
★ 本文作者劉奕酉，為簡報．簡單報工作坊創辦人。具十餘年商業簡報深厚經驗，擅長簡報架構、資訊視覺化、策略提案及募資簡報等。感謝授權轉載，特此申謝。
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★ 圖片來源：簡報．簡單報