「職場寫作力」課程心得:別說自己想說的,而得說對方想聽的


感謝「職場寫作力」課程學員周小姐分享上課心得,特此申謝。

7月27日晚上,聽了Vista老師在商周書房分享「職場寫作力」的課程,我覺得獲益良多。老師舉了許多案例,像是會議記錄、延期通知和邀請老師幫忙撰寫貼文的Email等等,並要求同學們針對這些範本進行探討。

在探討的過程中讓我們明白,如果站在收件者的角度,會發現自己習以為常的寫作方式,其實有許多改進空間。常常在撰寫的過程中,只是把自己希望的事情寫上去,但沒有揭露出對方想知道的訊息,例如:「收件者的利益是什麼?」、「備案是什麼?」、「具體可實現的業績為何?」。

我覺得如果只是單純聽課,沒有下去練習,記憶很淺,真的要自己下去演練,認真思考並和團隊成員討論以後,印象會比較深刻。但我發現,在分組報告的時候,如果有人提出某種觀點,大家就會跟著這個思路繼續延伸下去,很少有人會提出其他觀點,不會想要特別去完善這個計畫,有點像是一個人撐起這個場面的感覺,然而這樣做出的成果,完全取決於發言者的格局,較無法面面俱到。


也因此,在聽其他組報告時,會覺得,「哇,原來還有這種想法,自己完全沒有考慮過。」或者是發現有一些自己覺得閱讀無障礙的句子,原來,在某些人的眼中,它是令人難以理解的。而且不同工作背景的人,看事情的角度也大不相同,我覺得滿有趣的。

至於課堂最後的企劃案例,因為本身沒有寫過企劃,所以不是很了解企劃案該寫的形式,只能就老師提供的方式寫下條列式的看法。但聽不同組同學們的報告,能夠從中汲取他們的想法,像是將目標受眾描述得很具體,之後規劃活動時會比較容易,因為你能夠具體列出他們需求、痛點或者在行動呼籲這部分強調售後服務等等。

最有趣的是,大家在「賣點」這一塊,依舊是傾向於「特性」的考慮,沒有深入去探討產品所能擁有的價值、利益。我想是因為多年來的習慣無法一下子改變,加上要和不熟悉的同學合作,光整合意見就要費一番力氣,再配合時間壓力,很容易用自己最熟悉的模式下去解析判斷。

平常在寫文章的時候,只會從自己的觀點出發,將自己的需求寫進去,較少思索對方需要什麼?而這樣的寫法,到底對方是否看得懂呢?或者,會讓對方衍伸出更多疑問?

然而,如果像老師在上課時一樣,可以對著文章自行提問,抱持著「雞蛋裡挑骨頭」的心情下去確認,研究是否還有可以修改、補充之處,就能讓文章更精進。因為有時候自己認為是枝微末節的小事,卻是對方眼中不可或缺的大事。

這讓我想到之前看過一個管理者寫的文章,他在下屬提案時,會問對方:「這是你能拿出最好的方案嗎?」通常下屬會將提案再拿回去修改,如此反覆數次,直到下屬認為這方案已無需修改,管理者才會認真審核。

我覺得,或許以後自己在寫文章或寫信時也可以比照辦理,若時間不急迫的話,問問自己,是否覺得文章或信件還有可以修改的地方?是否有資訊漏掉沒補上?只要反覆確認,就能提升品質。而這些想法,也就是我上這堂課程的收穫。



★ Photo Credit:Vista Cheng

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