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成為老闆的得力助手:為高階主管準備會議簡報的五大心法


本文作者劉奕酉,為簡報.簡單報工作坊創辦人。具十餘年商業簡報深厚經驗,擅長簡報架構、資訊視覺化、策略提案及募資簡報等。感謝授權「內容駭客」轉載,特此申謝。
在職場上製作簡報,已經屬於個人基本能力。舉凡工作報告、市場調查、活動企劃或是商務提案,都會透過簡報來呈現。但如果今天上臺簡報的不是你,而是你的高階主管的時候,應該如何準備這份會議簡報呢?

確認目的、對象與時間

無論是幫別人準備簡報,還是自己就是簡報者,確認目的、對象與時間都是基本的事前準備。

製作簡報前先確認目的、對象與時間/劉奕酉繪製

但是,參與會議的人這麼多,又都是高階主管,要如何得知他們的需求是什麼?又怎麼可能滿足所有人?關鍵在於找出核心聽眾,只要這關鍵的20%滿意,就可以決定溝通的效果。

在會議前就要先區別出與會成員的角色,誰是決策者?影響者?參與者?旁觀者?關鍵的核心聽眾通常是決策者與影響者,但要注意參與者與旁觀者的反應與意見;而且,角色的定位可能會著會議議程的進行而有所改變。

如果可以,在會議前取得與會成員對於簡報主題的看法與態度,先進行溝通總比在會議上唇槍舌戰來得風險小。資深的前輩總是這樣告訴我:會議簡報的關鍵,在於簡報前的說服,以及簡報後的行動。

確認參與會議的成員角色,找出核心聽眾/劉奕酉繪製

從釐清簡報方向開始著手

為高階主管準備簡報時,最令人頭痛的一點,就是不知道主管到底打算要談什麼?根據過去十年多的實務經驗,建議可以先檢視自己對於簡報主題的熟悉度,以及簡報者對於這個主題的掌握度來,有以下三種方式可以釐清簡報的方向:

  • 換位思考:如果你對於主題的背景相當熟悉,會議的來龍去脈也非常了解,甚至是你的專業領域,在一定程度的信任之下,你絕對可以代為操刀,高階主管也很放心地交給你(我建議可以朝這方向發展,是最愉快的模式)。
  • 主動溝通:如果你對會議的來龍去脈不太清楚,對內容也不是很有把握,我建議你多跟你的高階主管溝通,而且每完成一個階段(5至10%)就向他匯報與確認方向沒有偏掉。另一個角度,高階主管從頭到尾都有參與,即使簡報結果不如預期,也不至於怪罪到你頭上。
  • 提綱討論:最糟糕(可以也是最常見)的情況是,你和你的高階主管也沒有頭緒,這時侯我建議你可以先試著提出一版大綱方向,來讓高階主管「指正」和「修正」。相信我,很多人可能不知道他要的是什麼,但很清楚什麼不是他要的;有了起頭,後面就有了找到方向的開始。

幫高階主管準備簡報釐清簡報方向的三種方式

在釐清方向與目標時,記得善用數據來強化說服力,透過SMART原則來檢視你的目標夠不夠具體?能不能衡量?可不可行?有沒有資料依據?以及時間框架(何時開始?何時結束?中間有哪些里程碑?有哪些階段確認點?)。

合乎邏輯的架構是必要的,但關鍵在於保持彈性

合乎邏輯的架構對所有簡報而言,都是必要的條件。但對於會議簡報來說,除了合乎邏輯,更要在短時間內展現說服力,怎麼做到呢?關鍵在於說服的方式必須合乎聽眾的邏輯思維,而不是簡報者自己的。有經驗的高階經理人,都知道採用哪些架構會比較符合多數人的邏輯思維。

簡報要讓對方有印象,就得先找到一條貫穿整份簡報的「線索」,然後依循這條線索,發展出簡報的整體架構。

簡報架構可以從線索出發/劉奕酉繪製

上述提到的都是一些常用的線索。比如說以「人工智慧趨勢」為主題,可以採用「時間軸」與「空間軸」的結合,從現況談到未來展望,從市場產值、大廠佈局、臺灣產業到公司機會(對於公司而言的距離從遠到近)來談。

以「人工智慧趨勢」為主題的簡報架構展開/劉奕酉繪製

內部會議可以先界定簡報的內容是一個主題?議題?課題?還是一個問題?再進而選用適當的線索;外部提案可以結合「空間軸」與「銷售FAB」的線索來發展簡報架構,先談市場到公司介紹、再到產品/服務方案,而方案的部分,可以運用FAB架構,從方案的特色(Feature)、優勢(Advantage)到對客戶的價值(Benefit)。

內部會議與外部提案的架構可以從這些線索著手/劉奕酉繪製

依據主題的不同,選擇一個適當的線索或是結合多個線索來發展出你的簡報架構,就能做出合乎邏輯、精簡且據說服力的簡報;但是在內容的發展上,切記要保持彈性,不要做的太過精細,因為要上臺報告的是你的高階主管,他可不希望因為稿子沒背好、或是一個細節回答不出來,而搞砸了這場簡報。

高階主管大多都具有隨機應變、臨場發揮的功力。所以,讓簡報內容保持彈性,不要揭露太多細節,將細節都放到附件中以備不時之需,剩下的就好好欣賞你的主管如何即興發揮了。

做好只能一張投影片的準備

高階會議的與會人員大多為高階主管與重要幕僚,雖然有議程時間的安排,但如果你的簡報不是言之有物,通常很快就下臺一鞠躬。由於每次會議的成本極高,加上臨時有客戶來訪或其他更重要的事而變動議程,簡報者可能只有短短十分鐘可以進行簡報或是口頭簡單報告,這時候一張關鍵的投影片就顯得很重要。

準備一張投影片,進可攻、退可守/劉奕酉繪製

這一張投影片,可能是結論、重要議題,或是關鍵的圖表,目的在於驅使決策者做出決策、同意採取後續行動,或是取得承諾。

提升簡報視野與職場高度的絕佳機會

當高階主管需要部屬準備會議簡報時,相信很多人心中的想法可能是「拜託不要是我……」、「我又不是主管,關我什麼事……」、「我怎麼知道他要報什麼……」吧?

如果你只停留在自己的角色層級來思考這一件事,我想當你有一天成為高階主管時,可能會相當後悔當初為何錯過這些磨練自己的大好機會。有些能力不是等你成為了那個角色才要具備,而是因為你具備了那些能力,才得以勝任這個角色;況且,即使你沒有這個頭銜,一樣可以透過各種方式展現自己的影響力,而製作簡報就是一個相當好的機會,讓你展現自我的專業價值,更有機會讓更多高階主管看見你。

同時,從簡報製作前的素材收集與討論,你可以學習到高階主管的邏輯思維,以及在授權下與相關人員的溝通互動;如果你有機會參與高階會議,更可以得以窺見高階主管是如何進行簡報?跟你自己有什麼不同?如何應對與會高階主管的提問與刁難?

這些攻防過程,絕對無法在教科書上學到的。因為身為幕僚,加上簡報能力還不錯,得以有許多機會為高階主管準備會議簡報,甚至與會參加,也因此學習到許多管理與經營策略思維,對我的職場視野與職涯發展也有十足的影響。

如果你現在正愁於不知如何準備會議簡報,不妨參考以上做法,好好把握機會磨練自己,善用會議簡報發揮你的影響力。

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★ 本文作者劉奕酉,為簡報.簡單報工作坊創辦人。具十餘年商業簡報深厚經驗,擅長簡報架構、資訊視覺化、策略提案及募資簡報等。感謝授權轉載,特此申謝。

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