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掌握五問和三多,讓你做出吸睛的年度計畫簡報


本文作者為黃珮婷(Betty Huang),近二十年外商經驗,橫跨金融、民生消費品、美妝業、醫藥與食品飲料。業務範圍包括臺灣、中國與新加坡,專注行銷、策略和業務,至今仍持續學習,追求多元發展。感謝授權轉載,特此申謝。

經過好幾輪的討論和調整,全年計畫終於大致底定,各部門要在員工大會上佈達策略方向,疲於奔命出差的我,請同事幫忙先做個草稿。終於在深夜收到檔案,一看,我長嘆一口氣。

我只有十分鐘可以報告,而且很可能最後因為前面超時,時間要縮短。所以,我只需要大約五頁左右──一頁是2017年的成績單,一頁是2017年的亮點,還剩下三頁要具體呈現2018年的目標、策略和計畫。

但是我收到了20頁的簡報,密密麻麻的文字裡,夾雜了數字和完整的圖表,又是一個把PowerPoint當Word用的慘案。

在職場上,微軟公司出品的PowerPoint是大家很常用的工具,但是用得不好的例子也比比皆是。雖然都是PowerPoint,但是Presentation Deck、Review Deck以及Reading Deck,這三者真的還是很不一樣的。

Presentation Deck的主角是Presenter(簡報者),而Deck只是輔助工具。

所以,我們常會使用大字流(高橋流)、要採用大影像,重點是要協助簡報者把故事說好。TED Talks上頭有很多很棒的例子,都是極佳的參考範例。

而Review Deck的主角是內容,換言之,Presenter為輔。嗯,這是在公司裡面最常用到的簡報型態。

Review Deck的重點,在於邏輯和條理要清楚。

你要善用各種圖來解釋,好比趨勢用折線圖,市佔率用圓餅圖等,善用不同圖表來說明,可以讓大家一目了然。例如:指標比較、區域對照等。

此外,你的標題也要下得犀利,不拖泥帶水。不只是闡述事實,更要加上事實背後的原因來表示對市場的掌握。

做Review Deck的關鍵在於把邏輯理順,在特定的框架下用圖表幫助說明,並以文字協助解釋。過程中必須一再推敲,去蕪存菁,把故事的節奏「做」出來;讓簡報者上臺報告時,可以進一步闡述和發揮。

Review Deck是龍,你肯定要把龍畫好,讓與會者期待著你上臺畫龍點睛。

Reading Deck要做到即便沒有Presenter,也能讓內容自己說故事。

圖表不但少不了,我們更要把圖表中的重點標示──文字不能只是下簡潔的標題,而是要利用條列的方式把故事說清楚。

如果我們說Word檔案是電視連續劇,那PowerPoint的Reading Deck就是電影了!看電影的時候,我們總是捨不得眨眼,所以簡報的內容也要謹守濃縮、精緻的原則,一點都不拖沓。

要做成什麼樣的Deck,請你先對自己提出下列「五問」:
  • 要看在什麼的場合簡報?
  • 要看對誰簡報?
  • 要看怎麼簡報?
  • 有多少時間簡報?
  • 簡報的目的是什麼?

而想要把簡報做好,唯一的秘訣就是「三多」:
  • 多思考,把邏輯框架檢視再檢視,把故事推敲再推敲。
  • 多討教,和老闆、同事以及良師益友討論。
  • 多練習,反覆演練,以求熟練。

只要身處職場,工作上肯定是逃不了做簡報的那一天,但怎麼樣使得每次的簡報都能夠轉化成你揮灑的舞臺,進而讓PowerPoint Deck成為打在你身上的聚光燈,就有很大的學問了!請大家一定要懂得五問和三多,不然……打在你身上的,就會是子彈了!


★ Photo Credit:黃珮婷(Betty Huang

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1 則留言:

  1. 這篇文章對我很受用,每次閱讀都有新的收穫。

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