偷學外商經理人的職場習慣:如何建立信任與高效工作


本文作者Evonne Tsai,兼具財金人、科技人和行銷人的身分,現為外商經理人。定位自己為人類學家,永遠保持好奇心與熱情,學習跨領域新事物,希望最終能成為一個完整的人。感謝授權「內容駭客」網站轉載,特此申謝。

【我們為什麼轉載這篇文章】「內容駭客」網站不只專注於內容行銷、文案寫作與成長駭客等領域的技巧傳授和分享,同樣也很重視讀者朋友們在職場上的發展。Evonne Tsai的這篇文章不但談到了上班族的工作習慣,也跟大家分享了她自己撰寫文件和管理信件等的小技巧,而這些其實也跟內容有關,箇中有不少值得學習的細節唷!


看我文章的讀者在Medium上頭畫重點,似乎大多是一些工作思維與做法類的內容,所以來快速整理一下我的一些工作習慣跟大家分享,有更好的做法也歡迎分享!

關於計畫與文件

  • Weekly plan:每週一早上的第一個任務,就是排自己一週要做什麼,還有檢查自己上一週的計畫,那些沒達成,為什麼沒達成。即使老闆沒要求,我也會做出計畫,要不然星期一面對電腦時,就是一片茫然與星期一藍藍(blue Monday)。往往會持續一兩個小時很浪費,列出計畫之後能快速聚焦與排出優先次序。
  • 當我開始渙散發呆時,就會回去看我的weekly plan,大部分的狀況下就能立刻聚焦。如果還無法聚焦,我就會一件件地把我想要做的事情列下來,就更容易排優先次序。
  • 常常建立查核表(check list),基本上會忘記的事情、會粗心的事情,一定會建表,以確保下次一查就能直接順著檢查,不會再犯一樣的錯誤。當然,也可以節省回想的時間。
  • 常常建立流程圖,會問清楚一件事是怎麼發生、怎麼結束的?然後記錄下來,自己可以實際地演練一次,或現場觀察一次更好。
  • 把一個專案所需的全部資訊,包含計畫、文件連結、聯絡窗口與進度,整理在一份文件中,所需檔案整理在同一個雲端資料夾中。
  • 抓緩衝,時間和預算都是。

關於需求與溝通

  • 接到任務的時候,會問:目的是什麼?前因後果是什麼?以及,相關部門又是哪些部門?
  • 5W1H釐清真正的需求。
  • 釐清需求的目的之後,我會直接簡短告訴需求方,自己接下來大概會怎麼做?一部分確保我初步想完了,可以大幅減少之後要計畫時,忘記這件事情的前因後果,重新回想和計畫所花的力氣;另外一部分,這樣也比較容易確保產出有大致符合對方的預期。當對方聽到你已經快速有了下一步計畫,也會認為你把這件事的優先次序放很高。
  • 之前,即使還沒做完,我也會拿有雛型的半成品先跟需求方確認這方向是不是他要的,再繼續往下,也就是先出beta版。這可以減少走錯路還修很久的狀況,但要注意對方預期正確──你只是先給他確認方向而非成品,否則可能因此覺得你的產出不專業,我現在因為老闆對格式與內容要求高,就不會這樣做,但相對也浪費一些時間在做非需求的東西,還在測試老闆的極限。
  • 任何人跟我說的需求,我一定拿筆寫下來。一部份是不相信自己的記憶,另外的原因是他一邊講你一邊很認真地記下來,會讓交付工作給你的人比較放心。同時,也知道你重視這件事情,而且不會忘記。
  • 信件或需求一定一兩天內回,即使沒完整答案,也會初步回應,並告知什麼時候會有答案?這我之前覺得很快,但是現在在SP公司和其他人比起來,算是很慢的。
  • 要找人溝通或問問題時,大多先問對方有沒有空?我大概需要占用他多少時間,而不是一股腦衝過去問。
  • 非到必要,不提「這個很急」,但真的不急的事情會跟對方說不急,什麼時候給我就好。
  • 信守承諾,自己答應人家什麼時候要給的東西,拚命也會給出來。如果,真的不行,也要提早就會跟對方溝通,然後押新的提供時間。
  • 由內而外確認,例如有問題時要問外面的合作夥伴,或是其他部門的人之前,一定自己先Google。搜尋不到再問同部門的人,同部門的人問不到,才去問其他部門的人或夥伴。

關於會議

  • 開會一定發會議邀請,會議邀請內一定列議程(agenda),包含要討論的主題,還有誰應該講什麼(這應該很基本,但卻遇過許多人開會不列agenda的)。
  • 會議時間開始之前,一定提早5至10分鐘到達會議室;如果是電話會議,一定提前3分鐘就開始打電話。
  • 大家到的時候投影機一定得接好,要討論的文件都打開好。如果時間到了還有人沒來,一定主動私訊確認。
  • 會議一開始會再講一次會議的目的還有希望得到的結果,會議上就做簡單的紀錄,並逐項和有action item的人確認(一定要當場藉著群眾壓力確認)。
  • 會議後一定會寄出會議紀錄(以前要求自己一定要當天,現在看狀況……但最晚隔天一定寄出)。
  • 對於大鍋飯一堆人一起報告的會議,即使和自己講的東西無關,也不在人家講的時候自己悶著打字,而會聽對方說,看有什麼自己能貢獻的地方?即便沒有,也能當做長知識。
  • 會努力同步多方資訊與背景知識,將資訊攤開來給大家看。
  • 討論事情時如果突然想到某件事情等一下要確認,不好意思打斷對方,又怕自己忘記,我就會手指偷偷比個1,兩件事就比個2。這樣,等下至少知道還有幾件事要討論?一般來說,這樣就會想起是什麼事情(這是S姊教我的)。

關於信件

  • 先電話或私訊討論,沒事不要亂發信,發信出來多是記錄私訊討論的結論,讓大家事後可以追蹤。
  • 重要的信,或是常見分類的信,會在信件開頭用[ ]標示,例如[Report]、[Meeting minute]。
  • 超級無敵在意信件的收件人裡有誰、角色是什麼,決不亂cc(寄送副本)老闆,以及加了某人進來?同時,也會在信件一開頭標明加了誰讓大家都知道,如果mail裡被cc的人太多,還會開始移除人(尤其是老闆);當然,移掉了誰,也會在信件一開頭讓大家都知道。
  • 我有一個信件資料夾叫做finish,專門放那些刪掉覺得不太保險,留著又占空間的信,其實那些信百分之九十九是不會再看了,但放進去讓我毫無心理負擔。
  • 寄信出去之前一定緊張兮兮看三次,如果是重要信件會看到爛,然後先留在草稿中,過一下子再回去確認(當然,這必須看信的時效性),沒問題才寄出。

以上的工作習慣,有些看起來很基本,有些則是小撇步,而有些必須視情況和你的角色而定。話說當我手指著1,對著工程師比比比,卻想不起來是什麼事情的時候,都會被覺得是怪咖。

其實,不變的工作準則就是尊重大家的時間,為大家多想一步。你的舉手之勞,幫10個人省下5分鐘,總共就省了快一小時。

還有不要太相信自己,因為人是會忘記、會喪失焦點甚至是會渙散的動物,所以要整理、紀錄、做計劃以及寄結論。

這些小事累積起來,就成了你的專業和他人對你的信任感來源,儘管要把這些工作習慣建立起來真的需要累積,但要推倒卻只是一夕之間的事啊!

最後再分享一個工作上的「莫非定律」:如果有某件事情我還沒搞清楚,就先丟出來討論或回覆,這件事99%會有問題。然後,我一定會被問倒,那時就會後悔死為什麼我不花時間搞懂,真的是屢試不爽。

任何一個事件,只要具有大於零的機率,就可確定它必會發生。

所以,真的不能因為忙而存著僥倖心態啊!因為,那是在消耗你珍貴的Credit,戒之慎之……

不過反過來,當大家都在瞎子摸象各說各話時,若你能跳出來將前因後果講清楚,大家就會覺得你超強很專業,而且這也可以節省所有人的時間。

嗯,你有什麼自己覺得不錯的工作習慣呢?也來分享一下吧!如果你的工作習慣有90%跟以上提到的類似,請私訊我履歷哦。


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